Manajemen Koleksi Terakota: Studi Kasus di Museum Majapahit Trowulan
Kebijakan manajemen koleksi adalah pernyataan tertulis secara rinci yang menjelaskan bagaimana museum menjalankan kegiatan dan operasionalnya serta menerapkan standar museum profesional pada benda-benda yang berada di dalam perawatannya. Kebijakan ini berfungsi sebagai panduan untuk staf dan sebagai sumber informasi bagi masyarakat (Malaro, 1995: 11; Fahy, 1995:3). Kebijakan koleksi mencakup berbagai pernyataan kerangka kerja untuk membuat keputusan yang tepat tentang pengembangan dan penggunaan koleksi. Untuk itu sebaiknya museum mempunyai kebijakan tertulis yang mengatur penggunaan koleksi ini secara rinci yang nantinya dipakai sebagai panduan oleh staf museum dalam menjalankan tugas sehari-hari. Kebijaksanaan yang telah dilaksanakan kemudian perlu dievaluasi untuk memastikan bahwa kebijaksanaan tersebut tetap sesuai dengan visi dan misi museum.
Dewasa ini, museum dituntut tidak hanya berkiblat pada koleksi saja, akan tetapi juga kepada kebutuhan dan perkembangan masyarakat sesuai konsep new museum. Sehingga manajemen koleksipun kemudian ditujukan untuk pelayanan masyarakat. Dengan dasar ini, maka pengelolaan koleksi perlu pengendalian dari berbagai aspek, sesuai dengan salah satu fungsi dasar museum yaitu preservasi yang meliputi kegiatan: pengadaan koleksi, dokumentasi koleksi, perawatan dan konservasi serta penyimpanan. Di sini dibutuhkan kebijaksanaan manajemen koleksi yang mengatur pelaksanaan tugas sehari hari, sehingga arah dan tujuan dari manajemen koleksi ini sesuaia dengan tujuan serta visi-misimuseum.
Museum Majapahit Trowulan, dalam pengembangannya untuk menjadi lembaga yang melayani masyarakat, masih mengalami beberapa kendala dalam sistem manajemen koleksinya. Hal ini dikarenakan Museum Majapahit belum mempunyai kebijakan tertulis yang mengatur proses pelaksanaan manajemen koleksinya. Beberapa kekurangan yang dibahas dalam penelitian ini antara lain:
- Pengadaan koleksi terakota yang belum sesuai dengan standar dan ketentuan pengadaan yang baik, sehingga memunculkan problem seputar koleksi, a.l: (a) jumlah koleksi terakota yang terlalu banyak dibandingkan ruang pameran yang ada, sehingga banyak koleksi yang hanya disimpan di storage dan tidak diketahui oleh pengunjung; (b) terdapat banyak koleksi terakota dengan jenis yang sama (ganda), (c) informasi (awal) koleksi yang minim.
- Tidak mempunyai sumberdaya manusia yang mumpuni dalam bidangnya, untuk menangani tugas-tugas tertentu di museum, misalnya konservator untuk menangani perawatan dan konservasi koleksi, serta seorang ahli komputer/informatika untuk mengolah data base koleksi. Kekurangan tenaga ini dapat menghambat proses pelaksanaan manajemen koleksi pada umumnya dan koleksi terakota khususnya.
- Proses dokumentasi koleksi terdahulu yang belum terencana dengan baik dan sistematis, menyebabkan terjadinya problem antara lain: (a) penomoran yang berbeda-beda pada sebuah koleksi; (b) kehilangan dokumentasi koleksi; (c) inventarisasi yang tidak terhubung/berlanjut dengan inventarisasi sebelumnya.
- Kurangnya sarana dan prasarana pendukung serta fasilitas seperti: ruang perawatan/konservasi beserta perlengkapannya, ruang storage koleksi dan rak penempatan koleksi, set komputer khusus untuk registrasi/inventarisasi dan perangkat komputer untuk visual storage.
Perubahan Strategi Museum
Untuk mewujudkan Museum Majapahit sebagai sumber informasi dan melayani masyarakat sesuai konsep museum baru, maka museum harus menyusun strategi atau program museum untuk meningkatkan pelayanan kepada masyarakat
Strategi Jangka Pendek
Program yang perlu dilakukan museum dalam jangka pendek untuk mewujudkan fungsi museum sebagai sumber informasi yang memberikan pelayanan kepada masyarakat antara lain:
1. Peningkatan kualitas SDM di kelompok Pendataan Koleksi dan Konservasi
Sumberdaya manusia merupakan penggerak utama dalam museum. Baik buruknya manajemen museum dan koleksi museum, tergantung pada kemampuan staf museum yang menanganinya. Oleh karena itu Museum Majapahit wajib meningkatkan kualitas sumberdaya manusianya agar dapat mewujudkan visi dan misi museum, serta menjadikan Museum Majapahit sebagai sumber informasi kesejarahan yang berorientasi kepada pelayanan masyarakat. Peningkatan kualitas SDM ini dapat dilakukan dengan beberapa cara:
a. Memberikan tambahan pengetahuan/ketrampilan tentang pengelolaan koleksi melalui pelatihan-pelatihan dan workshop bagi semua staf pendataan koleksi.
b. Memberikan tambahan pengetahuan/ketrampilan tentang perawatan koleksi, khususnya terakota melalui pelatihan dan workshop bagi semua staf bagian konservasi.
c. Memberikan kesempatan bagi staf pendataan koleksi untuk menempuh jenjang pendidikan yang lebih tinggi tentang ilmu permuseuman, misalnya bagi staf yang berlatar belakang pendidikan S1.
d. Meningkatkan kualitas dan kuantitas penelitian koleksi di museum, dengan melibatkan staf bagian pendataan koleksi.
2. Bekerjasama dengan Kelompok Kerja Perlindungan BPCB Jatim membentuk tim pengadaan koleksi
Kualitas koleksi terakota yang diperoleh melalui pengadaan sangat mempengaruhi kualitas penyajian informasi museum. Semakin banyak dan beragam koleksi terakota yang dimiliki museum, semakin banyak dan beragam pula informasi yang dapat disampaikan museum kepada masyarakat. Untuk itu museum perlu melakukan pembentukan tim pengadaan yang bertugas melakukan penelitian dan menyeleksi benda-benda terakota yang akan dijadikan koleksi Museum Majapahit.
Karena struktur organisasi museum yang merupakan bagian dari kantor BPCB Jatim, maka dalam pembentukan tim pengadaan koleksi perlu bekerjasama dengan Kelompok Kerja Perlindungan BPCB Jatim, yang salah satu tugasnya melakukan imbalan jasa terhadap penemuan artefak oleh masyarakat. Tim pengadaan ini bertugas melakukan survey dan penelitian benda terakota yang akan dijadikan koleksi museum. Dalam melaksanakan tugasnya, tim pengadaan ini harus berpatokan pada syarat-syarat yang telah ditetapkan dan sesuai standar yang berlaku. Dengan demikian ke depan, diharapkan benda terakota yang menjadi koleksi museum sesuai dengan tujuan serta mendukung visi dan misi museum.
3. Menyusun pedoman tata kerja bidang registrasi dan konservasi terakota
Untuk melaksanakan tugas pengelolaan koleksi terakota, staf museum/petugas bagian koleksi perlu mengetahui tugas dan tanggung jawab terhadap pelestarian koleksi, khususnya koleksi terakota. Untuk itu perlu dibuat pedoman tata kerja yang mengatur tahap-tahap pelaksanaan pengelolaan koleksi dan konservasi koleksi. Pedoman ini memuat antara lain:
(a) Untuk pengelolaan koleksi terakota: tujuan pengelolaan koleksi, tahap-tahap pelaksanaan pengelolaan koleksi (registrasi, inventarisasi: penomoran, klasifikasi, katalogisasi), penelitian serta penyimpanan koleksi.
(b) Untuk Konservasi Koleksi: tujuan konservasi, tahap pelaksanaan, serta metode konservasi.
4. Menyusun kegiatan pameran temporer atau pameran keliling
Kegiatan ini perlu dilakukan oleh museum, untuk menyajikan koleksi terakota yang masih tersimpan di storage agar dapat diinformasikan kepada masyarakat. Tema-tema pameran disesuaikan dengan koleksi yang dimiliki, misalnya: (a) kehidupan sehari-hari di Majapahit; (b) kehidupan religi masa Majapahit; (c) multikulturalisme di masa Majapahit.
5. Melakukan penelitian koleksi
Penelitian koleksi ini sangat penting untuk pengembangan informasi yang akan disampaikan kepada masyarakat. Selain penelitian intern, museum bisa melakukan kerjasama dengan instansi lain seperti: Puslitbang Arkenas, Balai Arkeologi Yogyakarta, Balai Kajian Sejarah dan Nilai Tradisional Jawa Timur, dan lain-lain.
Strategi jangka Panjang
Program jangka panjang yang perlu dikembangkan museum untuk mewujudkan fungsi museum sebagai sumber informasi yang memberikan pelayanan kepada masyarakat antara lain:
1. Meningkatkan kinerja kelompok pendataan koleksi dan konservasi, dengan menambah sarana dan prasarana penunjang, seperti: peralatan pengatur suhu dan kelembaban, serta peralatan komputer untuk akses pelayanan publik dan administrasi.
2. Melakukan reinventarisasi.
Reinventarisasi ini berguna untuk mengecek jumlah dan kondisi terakhir koleksi, termasuk penempatan saat ini. Reinventarisasi ini juga berfungsi untuk menambah data koleksi yang kurang maupun belum tersisi pada saat inventarisasi terdahulu, dengan cara melakukan penelitian koleksi.
3. Pengembangan fasilitas ruang laboratorium dan storage untuk koleksi.
Adanya fasilitas ini sangat membantu kinerja kelompok pendataan dan konservasi, khususnya dalam melestarikan dan memanfaatkan koleksi untuk kepentingan masyarakat.
4. Pengembangan konsep konservasi partisipatori.
Untuk menuju Museum Majapahit yang sesuai dengan konsep museum baru yang lebih berorientasi kepada masyarakat, museum perlu mengembangkan konsep ini untuk mengajak masyarakat berpartisipasi dalam pelestarian benda cagar budaya, melalui kegiatan-kegiatan museum, yaitu salah satunya kegiatan konservasi. Masyarakat di sini dapat diartikan sebagai pelajar ataupun lembaga swadaya masyarakat. Pelaksanaannya, mereka diajarkan bagaimana cara merawat koleksi, tahap-tahap pelaksanaannya, dengan dibimbing oleh petugas/staf museum. (F.A. Missa Demettawati)
Sumber: F.A Missa Demettawati, 2014, Manajemen Koleksi Terakota: Studi Kasus di Museum Majapahit Trowulan. Depok: Fakultas Ilmu Pengetahuan Budaya, Program Studi S2 Arkeologi, Universitas Indonesia, Program Beasiswa Museologi, Direktorat Jenderal Kebudayaan, Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan.
