Padang – Workshop Arsip Kebudayaan di Balai Pelestarian Nilai Budaya (BPNB) Sumatera Barat berlanjut pada Senin, 17 April 2017 di Ruang Rapat. Tahap ini dimaksudkan mengidentifikasi berbagai permasalahan dalam pengarsipan di BPNB Sumatera Barat setelah bulan lalu teori tentang kearsipan selesai diberikan. Jadi, kegiatan kali ini merupakan pengaplikasian teori dalam praktek sesungguhnya.
Pada kesempatan ini kepala BPNB Sumatera Barat Drs. Suarman menekankan pentingnya pelatihan arsip dan meminta peserta untuk serius mengikuti setiap tahapan pelatihan. Beliau berpendapat bahwa tata kelola kearsipan menjadi hal pokok dalam hal pertanggungjawaban pelaksanaan program.
“Manajemen resiko sangat berkaitan dengan kearsipan. Kalau tata kelola kearsipan tidak bagus kadang bermasalah bagi kita di dalam akuntabilitas baik terkait dengan pertanggungjawaban pelaksanaan kegiatan maupun di bidang administrasi pertanggungjawaban anggaran kegiatan. Kedua, Efektifitas kearsipan terkait pusdok dan perpustakaan itu sangat menentukan kelancaran kita di bidang pelayanan prima yang kepada masyarakat yang mengaksses data bidang sejarah dan budaya di kantor kita” Demikian Suarman menjelaskan.
“jadi saya minta pelatihan ini diikuti betul-betul dengan baik” tambahnya
Kali ini narasumber masih didapuk dari Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Sumatera Barat yakni Ibu Kiswati, SS, MPA,Ibu Hayati dan Ibu Yelvi Oktavia,SIP. Ketiga narasumber diminta untuk mendampingi para pegawai BPNB Sumatera Barat untuk dapat secara mandiri mengidentifikasi permasalahan-permasalahan pengarsipan.
Ibu Kiswati dalam penjelasannya menyampaikan pengalamannya dalam melihat pengarsipan di berbagai instansi. Beliau mengaku bahwa kebanyakan instansi belum tertib arsip. Tertib arsip yang dimaksud tentu berbeda dengan rapi. Beliau juga menawarkan bantuan untuk merapikan arsip yang ada di kantor, tapi dengan catatan harus ada sarana dan prasarana. Sebuah ruangan yang secara khusus difungsikan sebagai tempat menyimpan arsip.
Peserta workshop dibagi dalam empat tim, masing-masing tim mengidentifikasi masalah pengarsipan di bidangnya masing-masing. Seperti Keuangan, perpustakaan, Persuratan dan Dokumentasi. Dari hasil pengidentifikasian tersebut ditemukan berbagai permasalahan ketidaktertiban dalam pengarsipan. Contohnya dalam pelabelan buku, alih media berbagai dokumen dokumentasi digital, dan yang paling utama adalah tempat penyimpanan arsip yang belum ideal.
Penemuan berbagai permasalahan pengarsipan ini dimaksudkan untuk menemukan solusi ke depannya bagaimana agar menjadi tertib arsip. Dengan tertib arsip tersebut maka dokumen dan data-data pelaksanaan program dapat dipertanggungjawabkan dengan baik.
