Pendampingan Pengelolaan Arsip

Sebagai salah satu unit pelaksana teknis yang diusulkan sebagai Zona Integritas Wilayah Bebas dari Korupsi (ZI WBK), Biro Umum dan Setditjen Kebudayaan melaksanakan pendampingan  pengelolaan arsip di Balai Konservasi Borobudur (BKB). Kegiatan yang berlangsung tanggal 14 dan 15 Agustus 2019 tersebut menghadirkan narasumber pejabat dan arsiparis dari Biro Umum Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan. Sri Hartini, selaku Sekretaris Direktorat Jenderal Kebudayaan dalam sambutannya menyampaikan bahwa pengelolaan arsip merupakan suatu hal yang sangat penting. Pengelolaannya harus diselenggarakan secara baik dan mengacu pada tata peraturan perundangan yang ada.

Di hari pertama pendampingan, tim dari Biro Umum melakukan brainstorming dengan menggali info tentang kegiatan pengarsipan yang dilakukan di BKB. Di samping itu, mereka juga meninjau tempat penyimpanan arsip. Hasil dari brainstorming dan kunjungan lapangan tersebut menjadi bahan awal untuk evaluasi dan rencana perbaikan.

Peserta pendampingan, pada hari kedua mendapatkan beberapa materi dan melakukan simulasi penataan arsip. Mereka di perlihatkan metode penyimpanan arsip dengan menggunakan map gantung dan filling cabinet. Cara penataan dengan mengelompokkan berdasar pokok masalah, sub masalah, sub sub masalah dan indeks berkas. Tim pendamping juga mengingatkan bahwa arsip adalah rekaman kegiatan yang didokumentasikan dan tidak boleh di pecah-pecah. Untuk itu, harus disiapkan ruang atau tempat menyimpan arsip. Yang perlu digarisbawahi disini ada 2 (dua) hal yaitu cara menata dan ruang menyimpan arsip. Dengan dilaksanakan pendampingan ini, diharapkan arsip yang ada di Balai Konservasi Borobudur tertata dan terjaga dengan baik.