Digitalisasi merambah hampir di semua bidang ilmu dan profesi, begitu juga dengan dunia kearsipan. Era digital menciptakan peluang dan tantangan bagi institusi pengarsipan. Namun, era digital tidak akan membuat bidang arsip punah. Arsip-arsip akan terus eksis karena ia ada dimaksudkan untuk masa lalu.
Hal tersebut menjadi salah satu kesimpulan dari The 17th Conference SEAPAVAA (South East Asia – Pasific Audio Visual Archive Association), yang digelar 27–31 Mei 2013 di Bangkok, Thailand. Konferensi yang dihadiri delegasi dari 23 negara itu juga bersepakat untuk terus-menerus mendefinisikan ulang tentang kearsipan. Dalam kegiatan ini, Indonesia mengirimkan satu orang peserta, Adisurya Abdy, yang difasilitasi oleh Direktorat Internalisasi Nilai dan Diplomasi Budaya, Direktorat Jenderal Kebudayaan, Kemdikbud.
“Perubahan teknologi membuka jalan para pelaku pengarsipan melakukan inovasi manajemen, pendokumentasian dan perlengkapan akses terhadap koleksinya. Memang sekarang media sosial sedang popular, tapi pada dasarnya itu sementara. Selain itu, yang lebih penting, arsip merupakan sumber informasi utama yang berbeda, berkekuatan, dan permanen. Sehingga, kearsipan dan pelakunya perlu menjaga kepercayaan dalam pembeda tersebut,” kata Ketua Sinematek Indonesia Adisurya Abdy menyampaikan hasil konferensi.
Oleh karena itu, agar arsip-arsip menjadi lebih bernilai para civitas kearsipan harus dapat memahami dan mengantisipasi apa yang diinginkan user. Sekaligus memungkinkan isi arsip menjadi berdaya guna bagi para stakeholder. “Kami perlu memikirkan ulang bagaimana bisa membuat karya menjadi penting dan relevan bagi masyarakat. Aktivis arsip audio-visual juga harus menjaga dan meningkatkan skill untuk memberikan kontribusi positif bagi lembaganya masing-masing dalam rangka mendefinisikan pengarsipan,” ujar Adisurya.
Selama konferensi banyak isu dan problem didiskusikan, baik yang mendasar dan fenomenal. Antara lain membahas tentang Filosofi dan Prinsip Dalam Era Digital; Tantangan Dalam Akuisisi dan Pelestarian Audio Visual Catatan Dalam Lingkungan Digital; Pergeseran Paradigma: Keberlanjutan Atas Retorika: Kerangka Manajemen Sosial Ekonomi; Penyegaran Arsip: Pengalaman Dalam Pengarsipan, Restorasi dan Pertukaran Konten dengan LTFS; dan Strategi Migrasi, Format File dan Media Penyimpanan. Selain itu, juga dibahas masalah fenomena media sosial terkait kearsipan audio visual dengan tema Yin Dan Yang: Media Pelestarian bertemu Media Sosial; On the Road and Online: Cara Pengembangan dan Akses Advokasi, dan Pendefinisian Ulang Arsip: Arsip Film Asia, Dari Konsep ke Realita.
