Untuk mengajukan permohonan izin pemanfaatan Cagar Budaya, dapat dilakukan dengan dua cara yaitu via email atau datang langsung ke Balai Pelestarian cagar Budaya Jawa Timur. Pemohon yang dating langsung ke kantor Balai Pelestarian Cagar Budaya Jawa Timur, harus mengikuti protocol kesehatan yang berlaku, seperti Pengecekan suhu, kedua Penyemprotan cairan desinfektan pada kendaraan, Mencuci tangan, memakai masker, serta tetap menjaga jarak .
Pemohon harus membawa berkas permohonan izin diantaranya surat permohonan izin, proposal dan surat rekomendasi dari gugus tugas covid-19. Untuk Cagar Budaya Tingkat Nasional harus mendapat izin dari Menteri Pendidikan dan Kebudayaan.
Kegiatan pemanfaatan yang telah disetujui harus mematuhi protocol kesehatan pada pelaksanaan kegiatannya mulai dari persiapan kegiatan sampai selesainnya kegiatan. Seperti Memakai masker, pengecekan suhu tubuh, mencuci tangan atau menggunakan hand sanitaizer dan menjaga jarak minimal 2 meter. (Unit Pemanfaatan dan Pengembangan)
