Menurut amanah Undang-undang Republik Indonesia No. 11 Tahun 2010 tentang Cagar Budaya, pelestarian adalah upaya dinamis untuk mempertahankan keberadaan Cagar Budaya dan nilainya dengan cara melindungi, mengembangkan, dan memanfaatkannya. Balai Pelestarian Cagar Budaya (BPCB) Batusangkar merupakan Unit Pelaksana Teknis di lingkungan Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan yang mempunyai tugas melaksanakan pelindungan, pengembangan, dan pemanfaatan serta fasilitasi pelestarian Cagar Budaya di wilayah kerja Provinsi Sumatera Barat, Riau, dan Kepulauan Riau.
Secara kuantitas Cagar Budaya yang tercatat dalam Daftar Inventaris BPCB Sumatera Barat sampai tahun 2017 berjumlah lebih dari 955 situs cagar budaya. Dari jumlah tersebut, secara keseluruhan perlu dilakukan penganganan pelestarian yang tepat terhadap keseluruhannya. Dalam pelestariannya terkadang hanya lebih baik pada situs-situs yang telah memiliki juru pelihara. Berbeda halnya dengan situs-situs cagar budaya yang tidak memiliki juru pelihara, hanya mengandalkan bantuan dari pemilik situs ataupun pengelola yang berasal dari pemerintah daerah. Oleh sebab itu, BPCB Sumatera Barat sudah seharusnya melakukan pemerataan terhadap kontrol dan cara pelestarian yang baik dan benar terhadap keseluruhan situs yang terdaftar dalam inventaris cagar budaya.
Pada dasarnya kegiatan ini dilakukan sebagai salah satu upaya untuk memonitor kondisi Cagar Budaya secara berkala, sehingga setiap perubahan, kerusakan, dan pelapukan pada Cagar Budaya dapat teramati setiap tahunnya. Sebagai sebuah tinggalan budaya masa lampau yang mempunyai karakteristik yang khas dan unik, Cagar Budaya membutuhkan penanganan yang berkelanjutan dan monitoring secara berkala untuk memastikan kondisi kelestariannya. Hasil dari kegiatan monitoring dan evaluasi ini diharapkan dapat menjadi pertimbangan dan acuan dalam merencanakan tindakan pelestarian terhadap Cagar Budaya kedepannya.
Kegiatan Monitoring dan Evaluasi Pelestarian Cagar Budaya merupakan salah satu bagian penting dalam upaya meningkatkan pelestarian Cagar Budaya dan Situs. Dalam pelaksanaan kegiatan tersebut, keluaran yang dihasilkan adalah data-data terkait kondisi dan permasalahan Cagar Budaya berupa; Kondisi keterawatan objek Cagar Budaya; Kondisi sarana dan prasarana penunjang Cagar Budaya seperti: cungkup, pagar, jalan setapak, papan nama dan larangan, dll.; Kondisi lingkungan sekitar Cagar Budaya (pertamanan, potensi keterancaman dll); Permasalahan lapangan seperti juru pelihara dll; Rekomendasi kegiatan pelestarian yang akan dilaksanakan.
Secara khusus, batasan dari program kegiatan Monitoring dan Evaluasi Pelestarian Cagar Budaya ini dibatasi hanya terhadap kondisi keterawatan objek Cagar Budaya, sarana dan prasarana penunjang serta lingkungan sekitar Cagar Budaya secara umum. Selain itu nantinya, tim pelaksana merekomendasikan bentuk pelestarian yang tepat dalam penanganan permasalahan yang dihadapi. Untuk perencanaan yang meliputi teknis pelestarian, RAB, gambar, dll akan dilaksanakan oleh kelompok kerja pemeliharaan BPCB Sumatera Barat.
Tahapan Monitoring dan Evaluasi ini terdiri dari persiapan administrasi kegiatan seperti: (a). pengumpulan data Cagar Budaya (Daftar Inventaris BPCB Sumatera Barat) yang menjadi lokasi kegiatan, (b). persiapan peralatan kegiatan seperti: foto, meteran, alat-alat tulis, form isian dll, (c). administrasi persuratan dan perizinan.
Kegiatan ini diawali dengan melaksanakan koordinasi dengan dinas/instansi terkait. Selanjutnya tim pelaksana melakukan tinjauan lapangan untuk merekam data objek Cagar Budaya dan Situs yang meliputi: Kondisi keterawatan objek Cagar Budaya; Kondisi sarana dan prasarana penunjang Cagar Budaya; (pagar, cungkup, jalan setapak, papan nama dan papan larangan dll.); Kondisi lingkungan Cagar Budaya; (pertamanan dan potensi ketarancaman Cagar Budaya); dan Permasalahan lainnya seperti juru pelihara.
Monitoring dan evaluasi terhadap pelestarian cagar budaya harus dilakukan secara rutin dan berkala, hal ini diperlukan guna memperoleh data up to date terhadap cagar budaya guna penenganan pelestarian. Dalam jangka waktu tertentu, cagar budaya akan mengalami degradasi kondisi, dalam penanganannya dapat mengalami perubahan tindakan pelestarian. Dalam pelaksanaannya tindakan tersebut akan disesuaikan dengan rekomendasi yang diperoleh oleh para ahli di bidangnya yang terkait dengan cagar budaya. Dengan beberapa tahapan demikian sehingga proses pelestarian terhadap cagar budaya tidak hanya berjalan dari satu sisi saja, melainkan seluruh aspek yang terkait terhadap cagar budaya dapat terlibat dan secara keseluruhan dapat saling bersinergi dalam melestarikan cagar budaya dan tidak menimbulkan kekliruan dalam penanganan dan menimbulkan kerugian dari satu pihak.