Beberapa tahun terakhir kunjungan ke Ruang koleksi dan Informasi Balai Pelestarian Cagar Budaya Sumatera barat di Kunjungi oleh Berbagai kalangan dan Instansi terutama sekolah. Pemanfaatan Ruang Koleksi dan Informasi BPCB Sumbar merupakan salah satu alternatif untuk sarana edukasi muatan lokal bagi sekolah-sekolah.
Adanya surat edaran, maka Balai Pelestarian Cagar Budaya Sumatera menindaklanjuti Surat Sekretaris Jenderal Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan nomor 35492/A.A5/HK/2020 tanggal 12 Maret 2020, perihal Pencegahan Penyebaran Corona Virus Disease (COVID-19) di Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan. Dalam surat tersebut setiap satuan kerja untuk: pertama, menunda penyelenggaraan acara yang mengundang banyak pejabat/ peserta dari daerah; kedua, batas waktu penundaan ini sampai dengan permasalahan COVID-19 mereda.
Di samping itu, Kemendikbud sebelumnya juga telah menerbitkan dua surat edaran terkait pencegahan penyebaran Covid-19. Surat edaran pertama yakni surat nomor 2 Tahun 2020 tanggal 9 Maret tentang “Pencegahan dan Penanganan Corona Virus Disease (COVID-19) di Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan”. Surat kedua yaitu Surat Edaran Nomor 3 Tahun 2020 tanggal 9 Maret tentang “Pencegahan Corona Virus Disease (COVID-19) pada Satuan Pendidikan”. Surat edaran yang kedua memuat poin-poin pencegahan Corona Virus Disease (Covid- 19) pada satuan pendidikan disertai dengan lampiran pedoman pencegahan Covid-19 berdasarkan tingkat risiko penyebaran.
Hal yang berkaitan dengan itu juga, Surat Sekretaris Jenderal Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan nomor 35492/A.A5/HK/2020. Surat itu mengintruksikan kepada seluruh satuan kerja di bawah Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan untuk menunda penyelenggaraan acara yang mengundang banyak pejabat/peserta dari daerah. Sementara itu, di dalam Surat Edaran Nomor 3 tahun 2020 poin 16, disampaikan kepada Kepala Dinas Pendidikan Provinsi, Kab/Kota, Kepala Lembaga Layanan Pendidikan Tinggi, Pemimpin Perguruan Tinggi dan Kepala Sekolah di seluruh Indonesia agar menunda kegiatan yang mengumpulkan banyak orang atau kegiatan di lingkungan luar satuan pendidikan (berkemah, studi wisata).
Sesuai dengan intsruksi dan surat edaran di atas, untuk sementara waktu menunda kunjungan ke Ruang Koleksi dan Informasi untuk penundaan dilakukan sampai batas waktu yang tidak ditentukan atau sambil menunggu perkembangan penangangan Covid-19. Kebijakan tersebut diambil karena kekhawatiran penyebaran Corona Virus Disease (Covid-19)