Dengan adanya kegiatan bersama dalam bentuk sinergitas, hal ini dapat membangun kebersamaan terutama untuk memberikan informasi, motivasi serta dorongan kepada semua pihak tentang berbagai hal sesuai tupoksi masing-masing dalam urusan kebudayaan. Kalau dari sisi BPCB informasi yang akan disampaikan mengenai konsep-konsep dan pemahaman tentang arti penting Pelestarian Cagar Budaya sebagai aset budaya bangsa yang selayaknya harus diketahui oleh publik atau masyarakat luas.
Kegiatan ini rencananya akan dilaksanakan di 3 (tiga) provinsi yang ada dalam wilayah kerja Balai Pelestarian Cagar Budaya Sumatera Barat yaitu Provinsi Sumatera Barat rencananya akan dilaksanakan di Kabupaten Pasaman, untuk Provinsi Riau akan dilaksanakan di Kabupaten Siak dan untuk Provinsi Kepulauan Riau akan dilaksanakan di Kota Tanjung Pinang. Besar harapan kita bersama untuk kegiatan sinergitas ini bisa terlaksana dengan baik dengan melibatkan seluruh unsur terkait yaitu masyarakat, Pemerintah Daerah, Pemerintah Provinsi, Pemerintah Pusat, UPT Dari Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan, swasta dan stakeholder lainnya.
Masyarakat yang diharapkan ikut dalam kegiatan ini berupa perkumpulan, organisasi atau kelompok yang bergerak di bidang kebudayaan di dalam masyarakat. Sasaranya masyarakat di wilayah provinsi tempat dilaksanakanya kegiatan. Sedangkan pemerintah daerah diharapkan seluruh Dinas, Badan, Kantor dan Bagian yang ada di pemerintah daerah tersebut dapat berpartisipasi mendukung kegiatan yang akan dilaksanakan. Sedangkan untuk pemerintah provinsi dinas yang diharapkan ikut adalah Dinas yang membidangi Kebudayaan dan Pendidikan serta Museum. Sedangkan untuk UPT yaitu UPT Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan yang mengampu wilayah provinsi tersebut seperti Balai Arkeologi (BALAR), Balai Pelestarian Nilai Budaya (BPNB), Balai Bahasa, Lembaga Penjaminan Mutu Pendidikan (LPMP), sedangkan untuk pihak swasta tergantung keikutsertaan mereka dalam memberikan dukungan, hal ini dilakukan diharapkan dalam bentuk sponsor kegiatan. Untuk stakeholder lainnya berupa tokoh masyarakat, lembaga-lembaga adat, organisasi masyarakat di masing-masing kabupaten/kota dan provinsi.
Terkait perhelatan yang akan dilaksanakan pada bulan Mei 2017, BPCB Sumatera Barat telah ikut mengundang sejumlah instansi untuk melakukan koordinasi awal di Pagaruyung ( Rabu, 18 Januari 2017). Koordinasi tersebut dihadiri oleh Balai Bahasa Padang, Dinas Kebudayaan Provinsi Sumatera Barat, Museum Adityawarman, dan BPNB Sumatera Barat. Beberapa poin koordinasi yang dilakukan adalah terkait kegiatan yang akan dilaksanakan oleh masing-masing instansi terlibat dan juga pembahasan program pelaksanaan sinergitas.