Perkembangan museum pada saat ini menunjukkan bahwa museum bukan hanya merupakan tempat untuk menyimpan atau mengoleksi benda-benda bersejarah. Museum saat ini juga berperan sebagai tempat mengumpulkan, merawat, dan menyajikan serta melestarikan warisan budaya masyarakat untuk tujuan studi, penelitian dan kesenangan atau hiburan (Ayo Kita Mengenal Museum ; 2009). Oleh karena itu pengelola Museum Benteng Vredeburg Yogyakarta selalu melakukan dokumentasi setiap kegiatan yang dilaksanakannya.
Sebagai contoh melakukan penyalinan data dari audio berupa kepingan kaset kedalam bentuk tulisan atau dokumen. Penyalinan data (17 Oktober 2016) tersebut berisi tentang kegiatan saresehan yang dilaksanakan sebagai pendukung kegiatan Vredeburg Fair 2016 Museum Benteng Vredeburg Yogyakarta.
Penyalinan data ini dilakukan bertujuan untuk tetap merawat keutuhan data yang berupa kepingan kaset, dan sebagai bahan bacaan yang bertujuan untuk ilmu pengetahuan dan pendidikan. Dimana hal tersebut termasuk dalam salah satu dari fungsi museum, sebagai tempat merawat benda-benda dan dokumen-dokumen bersejarah, serta menyajian dan melestarikan warisan budaya masyarakat untuk tujuan studi.
Salah satu dari misi Museum Benteng Vredeburg Yogyakarta adalah Mewujudkan peran museum sebagai media pendidikan non formal bagi pengembangan ilmu pengetahuan sejarah dengan nuansa edutainment. Oleh karenanya Museum Benteng Vredeburg Yogyakarta terbuka bagi pelajar maupun mahasiswa magang untuk mengenal pengelolaan museum.
Pada bulan Oktober 2016 ini beberapa mahasiswa Universitas Sebelas Maret Surakarta berkesempatan magang di Museum benteng Vredeburg Yogyakarta. Mereka dikenalkan dengan pengelolaan permuseuman, salah satunya kegiatan kepemanduan dan perawatan dokumentasi.
