Yogyakarta, Museum berfungsi melakukan perlindungan, pengembangan dan pemanfaatan koleksi dan mengomunikasikannya kepada masyarakat. Salah satu upaya dalam mewujudkannya dengan pengelolaan museum yang baik. Pengelolaan perlindungan bisa diartikan bagaimana koleksi-koleksi disimpan dan dipelihara.
Koleksi museum yang tidak dipamerkan disimpan di dalam storage museum. Untuk memudahkan pengelola museum dalam melakukan perawatan dan pemanfaatan koleksi, koleksi disimpan berdasarkan klasifikasi jenisnya dan diberi nomor inventaris.
Pekerjaan inventarisasi tersebut dikerjakan oleh pengelola museum dengan jabatan Pengadministrasi Koleksi.
Salah satu uraian jabatan Pengadministrasi Koleksi adalah melakukan penataan koleksi di ruang storage berdasarkan jenis, terdapat dua orang yang mempunyai jabatan tersebut di Museum Benteng Vredeburg Yogyakarta.
Mengawali minggu ketiga awal tahun 2017 (16-01-2017) ini tim teknis termasuk Pengadministrasi Koleksi melakukan penomoran almari/vitrin koleksi. Hal tersebut bertujuan untuk memudahkan pengelola koleksi dalam melakukan pencarian, perawatan dan pemanfaatan koleksi.
